Jak ve Fordigy děláme projektové řízení?
Brand
Martina Řezáčová 28.03.2024 | 3 min
Projektové řízení je v digitální agentuře alfou a omegou práce account managera, nezbytnou pro úspěšné vedení projektu a rozvoj klienta s e-shopem. V tomto článku vám odhalíme, jak děláme projektové řízení my, a dáme vám tipy, jak zefektivnit procesy a minimalizovat rizika.
Jak začíná spolupráce?
Často se u klientů setkáváme s tím, že nedokáží určit priority jednotlivých úkolů, témat a projektů. Nemají jasnou představu, co vlastně chtějí, nebo nedokáží skloubit potřeby všech zapojených oddělení společnosti. V takovém případě přicházíme za klientem my a pomáháme s objasněním představ a přípravou zadání.K tomu, abychom dokázali zhodnotit přínos, se nejdříve musíme seznámit s potřebami klienta a důvody, proč chce řešit konkrétní téma nebo projekt. Zpravidla děláme workshop, kde přizveme všechny zapojené pracovníky a snažíme o maximální vytěžení klienta.
Díky workshopu přijdeme i na další souvislosti, které se v první fázi řešení projektu vůbec neodhalily. To ale není nic neobvyklého, protože každý pracovník má své určité zaměření a o dalších souvislostech nemusí vědět.
Prioritizace
Po workshopu s klientem začneme se zpracováním celého projektu a upravováním priorit dílčích úkolů. K tomu, abychom správně určili prioritu, se nám osvědčila prioritizační matice.
Tato matice rozděluje úkoly na (ne)důležité a (ne)urgentní. Je tak jasně patrné, co má nejvyšší prioritu, a co naopak nejnižší. Vizualizace jednotlivých úkolů je velice přínosná pro všechny zapojené pracovníky na projektu.
Díky matici dokážeme snadno a rychle identifikovat úkoly, které brání dokončení celého projektu a i ty, které naopak můžeme dokončit až s odstupem času nebo dokonce nerealizovat, protože nejsou pro projekt přínosné.
Prioritizační matice můžete využít v podstatě u jakéhokoliv projektu, ať už jde o stavbu domu nebo jako v našem případě třeba o zavedení nového věrnostního programu na e-shopu klienta.
Příklad: Když budete chtít stavět dům, tak není důležité, jakou lednici budete mít, ale víte že ji tam chcete. Půjde tedy o důležité téma, ale neurgentní. Naopak, jestli dům má mít jedno nebo dvě patra, je důležité a urgentní, řešíte to tedy jako prioritu číslo jedna.
Analýza a zadání
Jakmile máme rozdělené úkoly, začínáme pracovat na analýzách. Ne vždy je totiž možné vytěžit všechny informace na workshopu, a taky je potřeba si k tématu udělat i další rešerši.
Po všech vstupních informacích a analýzách bychom měli mít dostatek informací k sestavení zadání. Dokončené zadání nám ukotví konečný chtěný stav a jeho samotné zpracování.
Příklad: Pro správně zvolenou podlahu v domě je potřeba vědět nároky klienta a možnosti realizační firmy či nabídku na trhu. K tomu nám poslouží rešerše. Po vybrání podlahy musíme vědět, o jak velkou plochu se nám bude jednat – což je příklad zadání.
Po všech vstupních informacích a analýzách bychom měli mít dostatek informací k sestavení zadání. Dokončené zadání nám ukotví konečný chtěný stav a jeho samotné zpracování.
Příklad: Pro správně zvolenou podlahu v domě je potřeba vědět nároky klienta a možnosti realizační firmy či nabídku na trhu. K tomu nám poslouží rešerše. Po vybrání podlahy musíme vědět, o jak velkou plochu se nám bude jednat – což je příklad zadání.
Na co nezapomenout v průběhu projektu
Nedílnou součástí celého projektu je velká míra komunikace s klientem. Proto máme pravidelné meetingy, kde si aktualizujeme stavy a termíny v prioritizační matici, doplňujeme potřebné informace nebo revidujeme zadání.
Dokážeme tak odhalit nějaký problém, který se vyskytne v průběhu projektu a můžeme na něj ihned reagovat.
Dokážeme tak odhalit nějaký problém, který se vyskytne v průběhu projektu a můžeme na něj ihned reagovat.
Závěr
Konkurence nikdy nespí, očekávání zákazníků se stále zvyšují a projektové řízení se tak stává základním kamenem úspěchu. Správné nastavení priorit, organizace práce a schopnost rychle reagovat na změny jsou klíčové pro udržení kroku s trhem a splnění očekávání zákazníků.
